RÚT NGẮN THỜI GIAN PHÂN CÔNG CUỘC GỌI TRS
NGƯỜI THỰC HIỆN KAIZEN
- Họ tên: Phạm Hoàng Bảo Trang
- Vị trí làm việc: Nhân viên CSKH
NỘI DUNG TRƯỚC KAIZEN
– Hàng tháng khi phân công cuộc gọi nhắc BD, hệ thống TMV sẽ đổ ra DS chỉ gồm số Vin và ngày liên hệ => ĐL sẽ tự phân công nhân sự liên hệ (khoảng 4500 cuộc cho 5 người theo tỷ lệ phân công khác nhau).
– Trước đây, thao tác đếm số cuộc gọi từng ngày => chia đều cho từng nhân sự bằng cách kéo chuột từ trên xuống theo danh sách (VD: ngày 1/9 có 120 Vin, chia cho 5 người, đếm đủ 24 Vin để tên PIC 1 liên hệ, đếm tiếp 24 cuộc kế tiếp để tên PIC 2,… đến khi phân công đủ cho 5 người).
– Thao tác thủ công này lặp lại từ ngày 1/9 đến ngày 30/9 => Gây mất nhiều thời gian (tầm 2 tiếng) và do phân công thủ công nên 1 PIC sẽ gọi trùng 1 model giống nhau, khi có CTKM sẽ chỉ có 1 PIC gọi, không cân bằng giữa các PIC.
HÌNH ẢNH TRƯỚC KAIZEN
VIDEO TRƯỚC KAIZEN
Không có video.
NỘI DUNG SAU KAIZEN
– Sắp xếp lại các Vin theo model ngẫu nhiên, đảm bảo không bị trùng 1 model vào 1 PIC liên hệ.
– Sử dụng công thức excel để phân công cuộc gọi cho các PIC theo tỷ lệ khác nhau theo từng ngày, đảm bảo từng PIC sẽ đa dạng gọi các loại hình, model và ngày liên hệ nhưng vẫn đảm bảo đúng tỷ lệ.
HÌNH ẢNH SAU KAIZEN
VIDEO SAU KAIZEN
Không có video.
LỢI ÍCH KAIZEN
– Rút ngắn thao tác => giảm thời gian phân công cuộc gọi từ 2 tiếng xuống còn 10 phút.
– PIC liên hệ không còn bị dồn số cuộc gọi quá nhiều vào 1 ngày => Liên hệ nhắc bảo dưỡng kịp thời theo ngày dự kiến.
– Các PIC liên hệ đa dạng Model => Đảm bảo KH trong DS CTKM sẽ được thông báo nhanh chóng.
